档案制度建设4类核心实现目标点及全流程落地实操标准指南

一、档案制度建设4类核心实现目标点明确

落地前必须先对齐4类可量化的目标，避免方向偏差，具体判定标准如下：

1. 合规性目标

所有档案管理流程符合《中华人民共和国档案法（2020修订版）》、所属行业档案管理规范，无档案相关行政处罚风险。

2. 效率提升目标

档案归档、检索、借阅全流程耗时较纯人工模式下降60%以上，无档案丢失、查找不到的情况。

3. 安全管控目标

实现档案权限分级管控，涉密档案无越权访问、泄露、非法外传风险。

4. 可追溯目标

所有档案的操作记录可全链路回溯，出现异常可10秒内定位到操作人、操作时间、操作内容。

二、落地实操前置准备

1. 工具选型与部署

优先选择开源私有化部署工具，避免数据泄露风险，推荐使用Teedy开源档案管理系统，直接执行以下命令完成部署：

下载地址：https://github.com/sismics/docs/releases

一键部署命令（需提前安装docker环境）：

部署完成后访问http://你的服务器IP:8080即可进入系统，初始账号密码为admin/admin，登录后请立即修改密码。

2. 基础台账梳理

部署完成后1个工作日内完成以下台账梳理，可直接套用模板：

• 现有存量档案统计：按行政/业务/人事/财务/涉密5个类目统计存量、存储位置、保管期限
• 权限矩阵初稿：按部门、岗位梳理对应可访问的档案范围
• 归档规则初稿：明确各类档案的归档时效、责任人、必填字段

三、各目标点对应落地实操步骤

1. 合规性目标落地操作

• 步骤1：拉取合规校验清单，可直接复制以下通用清单，行业特殊要求可在当地档案局官网下载补充：
  • 档案归档范围是否覆盖所有业务、行政类目
  • 保管期限是否符合永久/30年/10年的法定分级要求
  • 档案销毁流程是否设置双人核验+主管部门签字审批环节
  • 电子档案是否符合“双套制”要求（电子+纸质同时归档）
• 步骤2：完成合规备案，登录当地政务服务网搜索“档案管理规范备案”，提交《档案管理规范备案表》，附件上传归档范围清单、保管期限表，审核周期为3-5个工作日，审核通过后即可正式执行。

2. 效率提升目标落地操作

• 步骤1：配置自动归档规则，进入Teedy系统【设置-归档规则】，导入以下配置即可实现自动归档： ``` { "trigger": "每月1日00:00自动执行", "scan_range": "OA系统附件、企业微信审批流附件、财务系统凭证附件", "auto_tag_rule": ["所属部门", "文件类型", "生成时间"], "auto_classify": true, "expired_remind": "到期前30天给档案管理员推送提醒" } ```
• 步骤2：配置借阅审批流，进入【设置-审批流】直接套用以下通用流程：申请人提交借阅申请→部门负责人审批（1个工作日未处理自动驳回）→档案管理员复核→开放对应档案7天只读权限，到期自动回收权限。

3. 安全管控目标落地操作

• 步骤1：配置权限分级矩阵，进入【设置-角色管理】，按照以下标准配置权限：

  角色	权限范围
  普通员工	仅可查看本部门公开级档案，不可下载、编辑
  部门负责人	可查看本部门全部档案，可审批本部门员工的借阅申请
  档案管理员	全类目档案的归档、编辑、销毁操作权限，可复核所有借阅申请
  系统管理员	系统配置、权限调整、操作日志查看权限，不可操作具体档案内容

• 步骤2：配置加密规则，进入【设置-安全设置】，开启涉密档案AES-256存储加密、全链路HTTPS传输加密，关闭外链分享功能，禁止档案直接下载到本地。

4. 可追溯目标落地操作

• 步骤1：开启全链路日志，进入【设置-日志管理】，开启所有操作的日志留存，包括查看、预览、编辑、下载、删除操作，日志留存期限设置为永久，最低不得低于3年。
• 步骤2：配置异常告警规则，进入【设置-告警规则】，添加以下2条核心告警：单次下载超过10份档案自动告警、非工作时间（当日22:00-次日6:00）登录系统自动告警，告警通知发送到档案管理员的企业微信/短信。

四、落地效果校验标准

完成所有配置后，按照以下标准校验落地效果，全部达标即为合格：

• 合规性校验：每季度对照合规清单自查，通过率100%，无档案局整改通知
• 效率校验：档案归档耗时较人工模式下降60%以上，借阅审批耗时不超过2个工作日，档案查找响应时间不超过10秒
• 安全校验：连续6个月无越权访问、档案泄露事件
• 可追溯校验：任意档案的操作记录10秒内可查询到完整链路，无缺失

五、常见问题排查

• Docker部署启动失败：执行命令lsof -i:8080（Linux）或netstat -ano | findstr 8080（Windows）查看8080端口是否被占用，杀掉占用进程后重新执行部署命令即可。
• 备案被驳回：直接拨打当地档案局公示的业务咨询电话，对照驳回意见修改备案材料后重新提交，3个工作日内会完成二次审核。
• 自动归档失败：检查办公系统的API接口权限是否开放，确保Teedy系统有对应系统的附件读取权限，接口超时时间设置为30秒以上。