万宁机关企事业单位档案规范化整理全流程实操指引

万宁档案整理适用范围与核心标准依据

本指引适用于万宁市辖区内党政机关、事业单位、国有企业、民营企业、村居组织、社会团体等各类主体的档案整理工作，所有操作需同时符合国家《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《海南省档案管理办法》，以及万宁市档案馆2023年发布的《万宁市归档文件整理实施细则》要求。2024年万宁市档案年检数据显示，年检不合格单位中62%的问题源于档案整理不规范，未达到入馆及留存标准。

万宁档案整理前置准备工作

材料归集与分类筛查

整理前需完整归集对应归档年度的所有收发文件、业务台账、人事材料、财务凭证、项目建设资料、影音图片资料等全品类档案材料，按照文书、人事、会计、科技、专业档案五大类做初步划分。需剔除重份文件、临时性草稿、未生效审批件、无保存价值的事务性函件，涉密材料单独归集存放，严禁与普通档案混合整理。

工具与环境准备

整理耗材需选用万宁市档案馆指定的无酸档案盒、光敏归档章、不锈钢装订针、棉线装订绳、黑色号码机，禁止使用普通塑料档案盒、铁质订书钉、易褪色印泥。整理场地需配备湿度计，湿度控制在45%-60%区间，远离阳光直射区域，避免纸张脆化、字迹褪色。电子档案整理需登录海南档案云万宁专区操作，禁止使用私人存储设备传输涉密档案数据。

万宁档案标准化整理核心步骤

件级划分与页码编制

按照“每份独立文件为一件”的原则划分件级，正文与附件为一件、原件与复制件为一件、请示与批复为一件，跨年度办理的文件统一归到办结年度，例如2023年提交请示、2024年获得批复的文件，归入2024年度归档。页码统一打印在文件正面右上角、背面左上角，空白页无需编制页码，每份文件页码连续无断号、重号。

分类与编号

万宁地区统一采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，保管期限严格划分为永久、30年、10年三类，编号采用4位年度号+2位机构简称码+3位顺序号的组合规则，例如2023年办公室第18份永久保管的文件，编号为2023-BGS-018。专业档案可根据行业要求调整分类维度，编号规则需提前报万宁市档案馆备案。

编目与装盒

登录海南档案云万宁专区，逐件录入文件的文号、题名、责任者、成文日期、页数、保管期限，系统校验通过后自动生成归档文件目录，打印纸质目录放置在档案盒最前端。档案盒盒脊需标注年度、机构、保管期限、起止号，标注字体统一采用宋体二号，与万宁市档案馆入馆格式要求完全一致。不同保管期限、不同年度的档案不得混合装入同一档案盒。

万宁档案整理常见问题排查与整改要求

结合2024年万宁市档案馆执法检查结果，本地档案整理高频问题包括：保管期限划分错误占比38%，文件题名表述不规范占比27%，使用普通铁质订书钉装订导致纸张锈损占比21%，页码编制混乱占比14%。2023年万宁市某镇政府因全部使用普通订书钉装订档案，移交时被档案馆全部退回，耗时15个工作日重新整理，直接影响当年绩效考评等级。 所有入馆档案必须全部使用不锈钢装订针或棉线装订，禁止使用任何易锈蚀、易脱落的装订耗材，整改不合格的单位当年档案年检直接判定为不合格。涉密档案不得上传至海南档案云系统，整理完成后单独存放，每年12月底前报万宁市保密局备案。

万宁档案整理验收与入馆要求

每年6月底前，各级党政机关、事业单位需将上一年度永久、30年保管期限的档案移交至万宁市档案馆，移交前需先提交电子目录至档案馆业务科审核，目录准确率达到100%后方可申请实体档案验收，实体档案抽查合格率需达到98%以上，不符合要求的批次全部退回重新整理。民营企业、社会组织的档案可自行保管，也可委托万宁市具备档案服务资质的机构代管，代管前需签订保密协议，明确档案归属、调用权限及保管责任。