央企纸质档案数字化合规扫描四性检测永久电子归档全流程指南

一、前期合规性工具链准备

工具选择必须符合《DA/T 22-2022归档文件整理规则》《DA/T 31-2017纸质档案数字化规范》等要求，以下为通用、免费的达标工具组合：

• 扫描采集工具：Adobe Acrobat Pro DC 2024试用版/汉王HW-7880通用扫描仪原厂软件
  • Adobe Acrobat Pro DC 2024试用版：https://www.adobe.com/cn/products/acrobat/acrobat-pro.html（试用期可导出符合要求的PDF/A-1a/2u文件）
  • 原厂软件需确保支持OCR识别、图像纠偏、去噪、切边、双面自动扫描、输出TIFF G4/PDF/A格式
• 四性检测工具：国家档案局官网发布的《电子档案移交接收四性检测软件 V2.1.1》
  • 下载地址：https://www.saac.gov.cn/xxgk/zfxxgkml/fggw/gfxwj/gfxwj2021/202112/t20211203_132681.html（下滑至附件2）
  • 仅支持Windows 7及以上64位系统，无需安装，解压后直接运行“四性检测V2.1.1.exe”
• 整理工具：Excel 2019及以上/WPS Office 2023企业版
  • 企业版WPS需确保支持生成带密级水印的PDF文件、与档案系统元数据导入接口兼容

二、纸质档案合规预处理

预处理直接影响扫描质量与检测通过率，必须严格按以下步骤执行：

2.1 物理整理

• 拆除所有金属装订物（订书钉、回形针、大头针），拆除时避免损坏档案内容，残损部分用透明胶带粘贴在档案背面空白处
• 对超大幅面档案（大于A4幅面），采用折叠法折叠至A4幅面，折叠处避开文字、图像，折叠方向统一为横向折叠在左侧空白处、纵向折叠在下侧空白处
• 对破损严重、字迹模糊的档案，先进行托裱或缩微扫描前置处理，再进入数字化环节

2.2 元数据预录入

使用Excel/WPS建立元数据模板，字段必须包含DA/T 22-2022要求的核心项，以下为可直接复制的模板表头：

预录入说明：

• 全宗号、年度、保管期限、件号按档案原有编目填写
• 密级必须填写“公开|内部|秘密|机密|绝密”之一，不可空填
• 页数填写预处理后实际扫描的纸张数（双面扫描按2页计）

三、合规扫描与图像处理

3.1 扫描参数设置（通用达标配置，可直接复制）

如果使用汉王HW-7880通用扫描仪原厂软件，参数设置如下：

• 分辨率：普通黑白、彩色档案300dpi，字迹模糊、重要凭证档案600dpi
• 色彩模式：纯黑白文本选“TIFF G4压缩黑白二值”，带彩色印章、图像的档案选“PDF/A-1a压缩彩色24位”或“PDF/A-2u压缩灰度8位（重要黑白档案）”
• 图像处理：勾选“自动纠偏±15°”“自动去噪（等级3）”“自动切边（留边距5mm）”“自动补白（双面空白页自动删除）”
• 双面扫描：勾选“自动双面扫描”，若出现页码颠倒，勾选“自动排序页码”

如果使用Adobe Acrobat Pro DC 2024试用版，打开软件→选择“创建PDF”→“从扫描仪”→点击“设置”→按上述参数调整后保存为预设模板，命名为“央企档案合规扫描预设”

3.2 文件命名

扫描后的单份文件必须按以下规则命名，便于后续检测与归档：

保管期限代码对应表：永久→1，30年→2，10年→3

示例：Z109-2023-1-0012

四、电子档案四性检测

四性指真实性、完整性、可用性、安全性，是央企档案数字化移交的核心门槛，必须100%通过检测。

4.1 检测环境搭建

• 将预录入的Excel元数据表格另存为“CSV UTF-8（逗号分隔）”格式，命名为“元数据.csv”
• 将所有扫描后的电子档案放入同一个文件夹，命名为“扫描件”
• 在同一目录下新建“四性检测结果”文件夹

4.2 检测操作流程

• 解压并运行《电子档案移交接收四性检测软件 V2.1.1》
• 点击“新建检测任务”→填写任务名称（如“Z109全宗2023年度永久档案四性检测”）
• 点击“选择归档文件目录”→选择“元数据.csv”
• 点击“选择电子文件存放目录”→选择“扫描件”
• 点击“选择检测结果存放目录”→选择“四性检测结果”
• 点击“下一步”→选择检测项（全部勾选）
• 点击“开始检测”，等待检测完成

4.3 检测问题修正

检测完成后打开“四性检测结果”文件夹中的“检测报告.html”，针对红色错误项修正：

• 真实性错误（如文件格式不符PDF/A要求）：重新用Adobe Acrobat Pro DC打开文件→“文件”→“另存为其他”→“PDF/A”→选择PDF/A-1a（通用永久格式）→保存
• 完整性错误（如页数不符）：核对预录入Excel与实际扫描件，补扫或删除多余页面，重新命名并更新元数据
• 可用性错误（如无法打开OCR）：用Adobe Acrobat Pro DC打开文件→“工具”→“扫描”→“识别文本”→“在本文件中”→勾选“可搜索的图像（精确）”→保存
• 安全性错误（如无密级水印）：用WPS Office 2023企业版打开文件→“插入”→“水印”→“自定义水印”→输入对应密级（如“机密★10年”）→勾选“应用于所有页面”→保存为PDF/A-1a

修正后重新检测，直至所有错误项转为绿色通过。

五、永久电子归档

这里提供两种通用归档方式：

5.1 本地离线归档（备用方案）

• 准备两张相同规格的蓝光光盘（BD-R XL，100GB，档案级，品牌可选sony、威宝），分别标注“Z109全宗2023年度永久档案A盘”“Z109全宗2023年度永久档案B盘（备份）”
• 将修正后的扫描件文件夹、元数据CSV文件、四性检测报告文件夹放入A盘根目录，采用“一次性写入模式”刻录
• 重复上述步骤刻录B盘，A盘存放档案库房，B盘异地存放

5.2 线上档案系统归档（主流方案）

• 打开本单位档案系统→进入“数字化归档”模块
• 点击“导入元数据”→选择修正后的“元数据.csv”
• 点击“批量上传电子文件”→选择所有扫描件，系统会自动按文件命名与元数据匹配
• 点击“提交归档”，等待档案管理员审核通过即可