企业综合档案管理系统怎么选 实用上手指导帮你少踩坑

说出来你不信，我前两年帮公司整档案，整到脱发，那时候我以为整理档案就是给公司当免费收纳工，结果选不对工具，活活把收纳工做成了垃圾分拣工。作为掉过不下三次坑的过来人，今天就把我攒的关于综合档案管理系统与指导的干货全抖出来，绝对比你瞎摸瞎试强一百倍。

为啥说选综合档案管理系统，就像给杂物间选收纳箱？

我先给你说说我最早踩的坑你就懂了，刚接这个活的时候，我想不就是存点文件嘛，整个免费的网盘不就完了？结果呢？那个免费网盘就像菜市场五毛一个的塑料袋，你装少了还行，装多了直接给你破底，半年不到内存满了，还要逼你充会员，找文件的时候翻半天翻不到，有次老板急着要三年前的投标资质，我在网盘里翻了一下午，差点把电脑都砸了，这不纯纯遭罪吗？

后来咬咬牙换了个收费的，结果又是个偏科选手，只能存电子档，我们公司一堆十年的纸质老档案，扫进去之后不能识别文字，想找只能对着文件名瞎蒙，这不就相当于你买了个收纳箱只能放T恤，放不了羽绒服，那要你何用啊？

折腾三次之后我才明白，好的综合档案管理系统，就是一个能装、能找、还安全的超级收纳箱，你家里乱七八糟的杂物都能塞进去，要拿的时候随手就能抽出来，哪用得着你翻得灰头土脸？

选综合档案管理系统的核心指导，全是我掉坑掉出来的经验

第一，必须够能装，啥档案都塞得下才叫综合

啥叫综合档案管理系统？重点就在“综合”两个字啊朋友们！你公司的档案哪只有合同啊？人事的员工档案、行政的资质文件、财务的凭证扫描件、市场的活动物料，甚至老板当年和甲方签的手写补充协议，都得能装进去对吧？

专业点说啊，得支持所有格式的文件，不管你是CAD工程图还是老版本Word，还是扫描的PDF，都能存，还得支持OCR批量识别纸质扫描件，你把一摞老档案扫完扔进去，系统自动把文字抠出来给你标好，这不比你招个实习生天天坐那敲键盘香？省下来的钱给部门买奶茶不好吗？省钱就是赚，这就是咱打工人的土味正能量啊！

第二，必须找得到，别当哑巴收纳箱

我跟你说，最坑的就是那种只能搜文件名的综合档案管理系统，谁能记得住三年前一份文件的全名啊？我只记得是“中山路那个项目”的合同，你让我去哪搜全名去？

好的系统必须支持全内容检索，你哪怕只记得文件里有“甲方要求2019年底交付”这么一句话，输进去嗖的一下就给你找出来，就像你衣柜里的袜子，你说要黑色的，直接就能抽出来，哪用得着把整柜衣服都翻出来？我现在找文件最快十秒，最慢一分钟，老板都夸我办事效率高，我暗笑，还不是选对了综合档案管理系统？

第三，必须够安全，别把家底都漏出去

这一点我跟你说，真的出事能救你命，档案都是公司的家底啊，合同、资质、核心机密，能随便给人看吗？好的综合档案管理系统必须有分级权限管理，普通员工只能看自己部门的档案，部门主管能看全部门的，只有核心管理层能看机密文件，这不就像你把私房钱锁在带密码的收纳箱里，别人想拿也拿不到对吧？

还要有云端本地双备份，就像你把重要照片既存手机又存云盘，哪怕你电脑坏了、公司搬家把服务器搬丢了，你的档案也一点事没有，安全这回事，平时觉得没用，真出事了你就得给系统磕头，稳一点永远没错，这波正能量必须站！

上手综合档案管理系统的实操小指导，零经验也能会

很多朋友说，我不会玩复杂系统啊，会不会学半个月都上手不了？你放心，现在好的系统都做的跟外卖APP一样简单，按照我这几步来，半天就能整明白：

• 先分类再上传，别一股脑乱塞：就像你收拾衣柜，先分上衣、裤子、内衣，再往上挂，你提前把档案分成人事、行政、项目、财务几个大类，每个大类再按年份或者项目分小类，分完再上传，以后找的时候根本不费劲，别图省事全塞进去，那不就是把垃圾堆从地上挪到收纳箱里，换个地方乱而已嘛？
• 权限提前设好，别嫌麻烦：一开始把每个岗位的权限设置清楚，谁能看啥谁能下啥都标好，以后有人入职离职调岗位，改一下权限就行，省得以后出了问题说不清楚，麻烦这十分钟，省心一两年，血赚。
• 及时归档，别攒到年底：我见过好多朋友，平时不归档，项目结了扔那，员工离职了不管，攒到年底年检或者投标的时候，抱着一堆文件瞎忙，熬几个大夜脱发，图啥啊？你就项目结完一个星期内归档，每月抽半小时整理，轻松的很，就像换下来的衣服及时洗，别攒一个月，累都累死了。

讲真的，我折腾了小半年，踩了几万块的坑才整明白这些，说白了，综合档案管理系统不是什么高大上的玄学，就是给公司整理档案的好用工具，你按照这个指导选，按照这个方法用，绝对能少踩好多我踩过的坑。原来要干一周的活，现在一天就能干完，剩下的时间摸鱼它不香吗？升职加薪它不香吗？

最后再给咱打工人说句土味正能量：不管干啥活，找对工具找对方法，比你闷头瞎忙一百次都有用，选对了综合档案管理系统，你就是公司里整理档案最靓的仔，冲就完了！