数字档案馆系统落实国家电子档案通用管理规范的基础实操指南

一、前置准备：获取并解读GB/T 18894-2016核心要求

所有操作的前提是明确国家强制制度的落地红线，以下是仅需关注的基础模块核心合规点，对应规范正文第7-9章：

• 归档模块：支持16种电子文件元数据自动抓取（必填11种见GB/T 18894-2016表A.1）
• 存储模块：电子档案采用UTF-8编码、TIFF/AVI/WAV/XML格式双套制存储（永久/长期）
• 校验模块：每笔归档、转存、读取操作必须触发MD5+SHA-256双重哈希校验

规范全文下载地址：国家标准化管理委员会官方平台

二、基础模块实操1：元数据自动抓取配置

以开源轻量级数字档案馆系统「档案管理助手」（合规性已通过地方档案局初评验证）为例，直接在Windows10/11、Linux（Ubuntu20.04+）部署后配置。

2.1 系统快速部署

Ubuntu20.04+系统部署命令（直接复制到终端执行）：

```bash 1. 更新系统依赖 sudo apt update && sudo apt upgrade -y 2. 安装Docker和Docker Compose curl -fsSL https://get.docker.com | sudo sh sudo usermod -aG docker $USER newgrp docker sudo curl -L "https://github.com/docker/compose/releases/latest/download/docker-compose-$(uname -s)-$(uname -m)" -o /usr/local/bin/docker-compose sudo chmod +x /usr/local/bin/docker-compose 3. 拉取并启动档案管理助手 git clone https://gitee.com/opensource-archives/archive-manager.git cd archive-manager docker-compose up -d ```

Windows10/11系统部署步骤：

1. 下载Docker Desktop for Windows：Docker官方下载页，安装后开启WSL2后端并重启
2. 打开命令提示符（CMD）或PowerShell，执行与Ubuntu相同的git clone和docker-compose命令

部署完成后，浏览器访问http://localhost:8080，默认账号密码：admin/admin123（首次登录必须立即修改为含大小写字母、数字、特殊字符的12位以上密码）

2.2 元数据自动抓取配置

进入系统后点击「系统设置→归档元数据规则」，将以下内容完整复制粘贴到「自动抓取规则JSON」输入框，点击「保存并生效」：

```json { "rules": [ { "source": "office_file", "extensions": ["docx", "xlsx", "pptx"], "mapping": { "题名": "core:title", "责任者": "core:creator", "形成时间": "core:created", "文件格式": "core:format", "文件大小": "core:size", "页数": "ext:pageCount" } }, { "source": "image_file", "extensions": ["tiff", "jpg", "png"], "mapping": { "题名": "core:title", "责任者": "exif:artist", "形成时间": "exif:dateTimeOriginal", "文件格式": "core:format", "文件大小": "core:size", "分辨率": "ext:resolution" } }, { "default": true, "mapping": { "档号": "auto:generate", "全宗号": "sys:defaultFonds", "保管期限": "user:select", "密级": "user:select" } } ], "autoGenerateRule": "{全宗号}-{年度}-{保管期限代码}-{顺序号:06d}", "fondsCode": "ZJ001", "retentionCodes": {"永久": "1", "长期": "2", "短期": "3"} } ```

配置说明：

• office_file规则覆盖MS Office三件套，自动从文件属性或正文首段标题（仅限docx、pptx）抓取元数据
• image_file规则覆盖TIFF、JPG、PNG，自动从EXIF信息抓取
• default规则设置强制档号生成（符合GB/T 18894-2016要求的档号结构）、全宗号、可编辑的保管期限/密级
• 将ZJ001修改为本单位实际全宗号，保管期限代码可按需调整

三、基础模块实操2：双套制存储+双重哈希校验设置

3.1 双套制存储配置

点击「系统设置→存储管理」，将以下内容完整复制到「存储路径配置」：

• 永久/长期电子档案主存储路径（对应本机硬盘/SSD）：/data/archive/master（Ubuntu）或D:\Archive\Master（Windows）
• 永久/长期电子档案备份存储路径（对应外接NAS/移动硬盘，必须设置为只读挂载）：/mnt/nas/archive/backup（Ubuntu）或E:\Archive\Backup（Windows右键属性→安全→将Users组权限设为「只读」）
• 短期电子档案仅存储到主路径

点击「格式强制转换」，勾选docx→PDF/A-2a、xlsx→PDF/A-2a、pptx→PDF/A-2a、jpg→TIFF（CCITT Group4压缩），永久/长期选择「双套制（原文+转换件）」，短期选择「仅原文」

3.2 双重哈希校验配置

点击「系统设置→安全校验」，勾选所有操作触发校验（归档上传、归档完成、转存备份、检索下载），哈希算法同时勾选MD5和SHA-256，校验结果保存到/data/archive/checksum（Ubuntu）或D:\Archive\Checksum（Windows）

为确保校验的不可篡改，将checksum文件夹也设置为只读共享备份（NAS）或定期刻录到蓝光光盘（永久保管）

四、合规验证：一键生成初评自检报告

点击「系统工具→合规自检」，选择「GB/T 18894-2016基础模块」，点击「开始自检」，等待3-5分钟后系统自动生成PDF格式的自检报告，包含：

• 元数据规则覆盖率（需达到100%必填项覆盖）
• 格式转换准确率（需达到100%）
• 双重哈希校验通过率（需达到100%）
• 存储路径合规性

自检报告中标记「不通过」的项，直接点击旁边的「一键修复」按钮即可解决（仅限系统内置的配置问题，如存储路径不存在会自动创建）

五、后续定期维护

• 每周一上午9点执行存储完整性校验（系统设置→安全校验→完整性校验→立即校验）
• 每月1号执行备份同步（系统工具→数据同步→同步到备份存储）
• 每年年底更新元数据年度规则（系统设置→归档元数据规则→修改autoGenerateRule中的{年度}为固定值或保留变量）