淄博档案整理实操指南：从分拣到归档的全流程落地步骤

一、前期准备：工具与系统的零成本落地

1. 必备工具清单（全部可直接采购）

• 淄博市档案局监制的无酸档案盒（尺寸固定为30×22cm）
• 黑色激光打印机（用于打印档号、归档目录）
• 档案专用棉线（不可用普通针线或铁丝）
• 三孔专用打孔器（孔距可调节）
• 无酸性固体胶、剪刀、档案编号章（可选，也可打印档号）

2. 档案管理系统安装（淄博官方指定工具）

淄博市所有单位统一使用《山东省文书档案管理系统V5.0》，直接下载地址：http://da.shandong.gov.cn/portal/info/1005/11256.html

安装步骤：双击安装包→默认选择安装路径（不可修改，否则系统识别异常）→勾选“创建桌面快捷方式”→点击“完成”；首次启动需联系本单位档案专员或区县档案局获取全宗号（例：淄博市张店区档案局咨询电话0533-2830126）

二、分拣阶段：按淄博本地规范划分保管类档

1. 分拣核心规则（唯一官方标准）

将待整理文件按【自然年度】拆捆，再划分为三类：

• 永久保管类：涉及单位核心职能、历史沿革、重大决策的文件（如成立批文、年度总结、人大提案答复）
• 30年保管类：重要业务、资产、人事文件（如合同、财务年报、干部任免通知）
• 10年保管类：一般业务、日常往来文件（如普通会议纪要、常规通知）

强制要求：分拣时必须去除所有金属物（回形针、订书钉、大头针），否则会影响档案保存寿命；破损纸张用档案修复胶带粘贴，不可使用透明胶带

三、装订与编号：档号生成的精准操作

1. 装订要求（分两类执行）

永久、30年保管类文件必须装订，10年类无需装订：

• 装订位置：左侧三孔一线，孔位尺寸：上孔距文件上边缘2.5cm，下孔距文件下边缘2.5cm，中孔居中，三孔间距均匀
• 装订方法：用档案专用棉线穿过三孔，底部打结，线头不可外露、不可重叠

2. 档号编号规则（淄博本地固定格式）

档号结构：全宗号-年度-保管期限代码-件号，例：淄博市某街道办全宗号456，2023年永久类第3件，档号为456-2023-Y-0003

编号要求：用黑色墨水打印在文件右上角，字体为小五号宋体，距文件上边缘1cm，距左边缘1.5cm

四、系统录入与目录导出：零错误的电子档案配置

1. 系统录入必填项（不可遗漏）

打开《山东省文书档案管理系统》→点击“新建归档目录”→录入每份文件的以下内容：

• 文件题名：与文件正文标题完全一致，不可简写
• 文号：如淄政发〔2023〕5号，无文号填“无”
• 责任者：文件落款单位全称，不可用“某某局”这类简写
• 形成日期：格式为YYYY-MM-DD，如2023-06-15，不可写“2023年6月”
• 保管期限：严格与分拣时的分类一致，不可填错

2. 目录导出与校对

所有文件录入完成后→点击“导出归档目录”→选择Excel格式→保存至本地→核对目录与纸质文件的件数、保管期限是否匹配→确认无误后打印一式三份，一份本单位留存，两份报送至区县档案局

五、装盒与归档：符合淄博进馆要求的最终操作

1. 档案盒编号与装盒规则

档案盒编号结构：全宗号-年度-保管期限代码-盒号，例：456-2023-Y-01，每盒装同类文件，件号连续不可断；永久类每盒不超过200件，30年类不超过300件，10年类不超过500件

2. 报送要求（淄博本地执行标准）

报送方式二选一：①在线报送：登录山东省档案信息网报送平台（http://da.shandong.gov.cn/portal/），上传电子目录与纸质档案扫描件；②光盘报送：刻录成ISO格式，光盘表面标注全宗号、年度、保管期限