消防部门数字化档案制度建设全流程零门槛落地实操指南

一、明确前期筹备的3项核心清单

避免盲目开工，先梳理出不能错、不能漏、不能省的三大硬软清单，筹备期3-5天可完成。

1.1 硬件设备清单

• 扫描仪：需满足A3幅面、彩色600dpi以上、双面自动进纸（速度≥30ppm），例如富士通fi-7030（预算3k-4k，适合中小队站）/ 佳能DR-M160II（预算8k-1w，适合支队机关）
• 存储设备：本地用2TB以上机械硬盘RAID1阵列（防单盘丢失），云端选政务云专属档案存储区（无政务云用阿里云/腾讯云归档存储低频访问版，链接：https://www.aliyun.com/product/oss/archive ；https://cloud.tencent.com/product/cos/archive）
• 基础办公：带USB3.0接口的电脑≥2台（处理扫描、元数据录入）、档案专用移动硬盘（≥1TB，物理备份异地同步）、档案数字化工作台（可选，预算1k-2k，放扫描仪和文件架）

1.2 档案分类规范清单

完全沿用应急管理部2021版《消防救援队伍档案管理规定》的一级二级分类，直接复制以下框架：

• 综合文书类（1.党群工作、2.行政事务、3.作战训练、4.后勤保障、5.人事劳资、6.财务审计）
• 执法监督类（1.消防监督检查、2.火灾事故调查处理、3.消防行政许可、4.消防行政处罚强制、5.消防产品监督、6.建设工程消防审验）
• 专业技术类（1.装备技术、2.应急通信、3.消防科研、4.训练设施）
• 声像电子类（1.照片、2.录音、3.录像、4.原生电子文件）
• 实物档案类（1.奖章证书、2.重要信物、3.装备样品）

1.3 人员职责清单

• 兼职档案管理员1名：负责制度落地、分类审核、元数据校验、归档备份全流程监督，建议选懂基本电脑操作、工作细心的文员
• 扫描录入员1-2名：专职/兼职均可，需会基础的扫描仪操作、Excel/Word排版

二、搭建零成本数字化档案管理系统

不需要采购付费软件，用开源工具+本地Excel台账即可，搭建期1天可完成。

2.1 开源数字化文件管理工具：Teedy安装

Teedy是专为档案管理设计的轻量开源工具，支持中文、标签分类、全文检索、权限控制，下载地址：https://github.com/sismics/docs/releases/latest（选Windows的.exe安装包）

安装步骤：

1. 双击下载的Teedy.exe，点击「Next」→ 勾选「I accept the agreement」→ 连续点击「Next」→ 点击「Install」→ 勾选「Launch Teedy」→ 点击「Finish」
2. 浏览器自动弹出http://localhost:8080，设置初始管理员账号（用户名admin、密码自行设置，建议8位以上含数字字母），点击「Create account」
3. 进入系统后，点击右上角「齿轮图标」→「Users」→ 点击「+Add user」，创建扫描录入员账号（权限选「Contributor」，只能上传不能删）

2.2 配套Excel电子元数据台账

台账用于快速检索实物档案和同步Teedy的档案编号，可直接复制以下表头：

档案编号规则固定为：XF（消防缩写）-一级分类首字母（如ZH综合）-二级分类首字母（如XZ行政）-年份-4位流水号，密级统一为公开/内部/秘密/机密，机密及以上需单独建加密文件夹（Windows右键→属性→高级→勾选「加密内容以便保护数据」）。

三、档案数字化处理的5步标准化流程

这是最耗时但最重要的环节，严格按照以下步骤，避免返工。

3.1 前期整理

• 先将实物档案按应急管理部2021版分类要求排序，去掉回形针、订书钉等金属物，破损纸张用A4衬纸托平
• 每一件独立文件（会议纪要、检查记录等）单独成一件案卷，同一主题的连续文件可合并成一件，但合并后页数不超过200页
• 在每件案卷的右上角用铅笔标注临时序号（如2024-ZH-001）

3.2 扫描处理

• 通用扫描参数设置：打开富士通/佳能扫描仪驱动，选择「自动进纸模式」→ 分辨率600dpi彩色→ 文件格式PDF/A-1b（长期保存的通用格式）→ 黑白阈值选160-180（根据纸质清晰度调整）→ 双面扫描（勾选「空白页自动删除」）
• 扫描后直接将文件保存到本地RAID1阵列的「临时扫描文件夹」，文件名用临时序号命名（如2024-ZH-001.pdf）

3.3 元数据录入

• 打开配套Excel台账，按固定规则生成正式档案编号
• 将文件题名、形成时间、形成单位/个人等信息准确录入，文件题名需完整、准确（不能只写「检查记录」，要写「XX小区2024年1月日常消防监督检查记录」）

3.4 Teedy系统上传

• 登录Teedy管理员/扫描录入员账号，点击右上角「+Add document」
• 将「临时扫描文件夹」中的PDF/A-1b文件拖入上传框，上传后点击「Next」
• 在「Title」栏粘贴正式文件题名，在「Tags」栏依次添加一级分类、二级分类、密级，点击「Next」
• 在「Description」栏粘贴档案编号，点击「Finish」
• 上传成功后，点击文件预览页右上角的「Share」→ 复制「Direct link」，粘贴到Excel台账的「Teedy系统链接」栏

3.5 归档备份

• 本地归档：将PDF/A-1b文件从「临时扫描文件夹」移动到RAID1阵列的「正式归档文件夹」，文件夹按一级分类→二级分类→年份命名（如「正式归档\综合文书类\行政事务\2024」），文件名改为正式档案编号
• 物理备份：每周五将「正式归档文件夹」和Excel台账同步复制到2块档案专用移动硬盘，1块放队站保险柜，1块放上级支队指定的异地备份点
• 云端归档：每月1号将「正式归档文件夹」和Excel台账同步上传到政务云/阿里云/腾讯云归档存储低频访问版

四、日常维护的3项固定制度

制度建设的核心是落地，日常维护只需做3件事，每次不超过30分钟。

4.1 每日清理临时文件

扫描录入员每日下班前，检查并清空「临时扫描文件夹」，确保所有已处理文件已归档。

4.2 每周核对台账与系统

兼职档案管理员每周五，随机抽查10%的档案，核对Excel台账的档案编号、Teedy系统链接、实物存放位置是否一致。

4.3 每季度检查存储设备

兼职档案管理员每季度最后1天，检查本地RAID1阵列、2块档案专用移动硬盘是否能正常读取，云端归档存储文件是否完整。