零基础搭建本地可用鹤岗适配版轻量档案管理系统全流程

一、准备前置条件与环境

本次用轻量开源档案管理系统「档案云助手Lite」，适配鹤岗中小企事业单位低配置（4G/8G内存）、Windows系统多的情况。

1.1 硬件与软件环境要求

• 硬件（最低）：Windows10/11 64位、4G DDR3内存、100G可用机械硬盘
• 软件：无需单独安装数据库，系统自带SQLite

1.2 下载安装包

直接复制下方地址用浏览器打开，点击「Windows 64位免安装版」下载：

https://gitee.com/xiaoyaozi-cloud/archive-helper-lite/releases/download/v1.2.3/ArchiveHelperLite_Win64_v1.2.3.zip

二、系统解压与初始配置

2.1 解压免安装包

• 找到下载好的压缩包，右键选择解压到当前文件夹（或指定如D:\鹤岗档案系统的纯英文/数字路径，避免中文路径报错）
• 解压后得到「ArchiveHelperLite」文件夹，进入后找到ArchiveHelperLite.exe

2.2 配置基础系统参数

• 打开「ArchiveHelperLite」文件夹内的config.ini文件（用记事本或VSCode打开）
• 修改以下鹤岗适配的关键参数，其余保持默认：

``` [System] 单位名称（必填，打印/导出会显示） org_name=鹤岗市XX区XX街道/单位 档案存储根目录（纯英文/数字路径，建议放非系统盘） data_dir=D:\鹤岗档案系统\档案数据 系统访问端口（默认8080，若被占用改8081等） port=8080 鹤岗地区默认档案分类：文书、人事、会计、基建、声像、实物 default_categories=文书,人事,会计,基建,声像,实物 ```

修改完成后保存并关闭config.ini

三、启动系统与首次登录

3.1 启动服务

• 双击「ArchiveHelperLite.exe」，会弹出黑色命令行窗口（不要关闭），等待出现「Server started on http://0.0.0.0:8080」提示即启动成功
• 若提示端口被占用，关闭命令行窗口，修改config.ini的port参数后重新启动

3.2 浏览器访问与首次登录

• 打开Chrome/Edge/360极速浏览器（兼容性更好），地址栏输入http://localhost:8080（port改了就输对应数字）
• 首次登录默认账号：admin，默认密码：123456，点击「登录」
• 登录后强制修改初始密码：输入旧密码、新密码（建议8位以上含字母数字）、确认新密码，点击「确认修改」

四、添加鹤岗本地档案管理员账号

中小单位通常有2-3个管理员，添加步骤如下：

• 点击左侧菜单栏「系统管理」→「用户管理」
• 点击右上角「新增用户」
• 填写必填项：用户名（不能重复）、真实姓名、初始密码、确认密码、所属部门（如鹤岗市XX区档案科），角色选「档案管理员」（拥有全部权限）或「档案录入员」（仅可录入查询）
• 点击「提交」

五、录入鹤岗本地常用档案（以文书档案为例）

5.1 设置档案年度与保管期限

• 点击左侧菜单栏「档案管理」→「基础设置」
• 「年度管理」：点击「新增年度」，输入「2024」，点击「提交」；按需添加2023、2022等常用年度
• 「保管期限管理」：默认有永久、30年、10年，无需修改（符合鹤岗市档案局要求）

5.2 文书档案录入实操

• 点击左侧菜单栏「档案管理」→「文书档案」
• 点击右上角「新增档案」
• 填写必填项（星号标注）：
  • 年度：选已设置的年度
  • 保管期限：选永久/30年/10年
  • 件号：按实际归档顺序填（如1、2、3）
  • 责任者：填发文单位（如鹤岗市XX区人民政府）
  • 文号：填文件编号（如鹤X政发〔2024〕1号）
  • 题名：填文件全称（如关于做好2024年春季防火工作的通知）
  • 日期：选文件成文日期
  • 页数：填文件总页数
• 选填项：上传电子附件（PDF/Word/图片格式，单个附件不超过500M）、填写备注
• 点击「提交」，完成1份文书档案录入

六、档案查询与批量导出

6.1 多条件精准查询

• 点击左侧对应档案分类（如「文书档案」）
• 在顶部查询栏输入/选择条件：年度、保管期限、责任者、文号关键词、题名关键词，点击「查询」

6.2 批量导出鹤岗市标准格式Excel目录

• 在查询结果列表中，勾选需要导出的档案（或点击「全选」）
• 点击右上角「导出目录」→「鹤岗市档案局标准格式」
• 选择保存路径，点击「保存」，导出的Excel文件可直接提交给鹤岗市档案局

七、本地数据备份与恢复

7.1 自动/手动备份

• 自动备份：系统默认每天凌晨2点自动备份整个「档案数据」文件夹到「ArchiveHelperLite/backup」目录，保留最近7天的备份
• 手动备份：
  • 点击左侧菜单栏「系统管理」→「备份恢复」
  • 点击「立即备份」，输入备份备注（如20240520防火档案专项备份），点击「确认」

7.2 数据恢复

• 点击左侧菜单栏「系统管理」→「备份恢复」
• 在备份列表中找到需要恢复的备份文件，点击「恢复」
• 弹出确认框后，点击「确认恢复」（恢复前系统会自动备份当前数据，防止误操作）
• 等待1-2分钟，命令行窗口提示「恢复成功，服务将重启」，刷新浏览器即可

八、常见问题快速解决

• 问题1：打开系统提示「无法连接到服务器」
  • 原因：ArchiveHelperLite.exe被关闭
  • 解决：重新双击启动该程序
• 问题2：中文文件名上传失败
  • 原因：config.ini的data_dir路径含中文
  • 解决：关闭程序，移动「档案数据」到纯英文/数字路径，修改config.ini的data_dir后重启
• 问题3：忘记admin密码
  • 原因：未记录修改后的密码
  • 解决：
    1. 关闭程序
    2. 打开「ArchiveHelperLite/backup」目录，找到最早的默认备份（命名类似init_backup_20240520.zip）
    3. 解压该备份，复制「db」文件夹到「档案数据」目录覆盖原文件
    4. 重新启动程序，用admin/123456登录