陶瓷企业用数字档案馆系统，真能省出3个行政的工资？

你是不是有过这种糟心经历？

甲方要去年的工程砖质检报告，你翻了3个铁皮柜，满头大汗找了一小时，最后发现不知道塞哪了。上个月佛山南庄做通体砖的王总，就因为找不到2021年的一批出口砖检测报告，赔了外商6万多。后来他上了套陶瓷企业数字档案馆系统，现在找啥文件都是1秒出。

今天就给你掰扯明白，这个系统到底怎么用、怎么选不踩坑，真能帮你省不少钱。

1、先搞懂你家厂子要不要上，别乱跟风

不是所有陶瓷厂都适合上这个系统，先对照下自己的情况，别被销售一忽悠就掏钱。

① 符合这2个情况的，闭眼入不亏

第一种是厂开了5年以上，纸质档案堆了超过2个铁皮柜的。你算算，每次找文件平均花20分钟，行政一天找3次，一个月就浪费30个小时，相当于少干4天活。

第二种是经常要查旧合同、质检报告、专利文件的。比如你家做工程单，经常要给甲方补过往批次的质检证，或者经常要跟经销商核对旧合同条款，找一次要半小时的，就该上。

② 这2种情况暂时别浪费钱

第一种是刚开的小作坊，年营收不到500万，档案就一抽屉的。现在上完全没必要，等规模做大了再说。

第二种是全公司没人会用智能手机、电脑的，就别折腾了。毕竟系统要有人录资料、有人查，没人会用等于买了个摆设。

2、选系统别被功能花了眼，这3个功能必须有

现在很多系统销售会跟你吹什么“大数据赋能”“全链路打通”，听着高大上其实对你没用。你就盯着这3个核心功能，多一个都别加，加了就是多花钱。

① 拍照自动分类归档的功能

说白了就是你拿手机拍旧的质检单、合同，系统自动识别上面的“质检报告”“2023年XX批次”“经销商合同”这些关键词，自动归到对应的文件夹，不用你手动建文件夹改名字。

避坑提醒：别选要你自己录关键词的，用两次就没人愿意用了。毕竟陶瓷厂的行政大多不是搞IT的，太复杂的操作学不会也不想学。

② 权限分级功能

就是不同岗位的人，能看的档案不一样。比如销售只能看自己的经销商合同，生产部只能看质检报告和生产配方，财务只能看账单，老板能看全部。

举个例子，之前江门有个陶瓷厂，销售离职的时候把手上20多个核心经销商的合同全拷走了，转头就带去了竞品公司，一下丢了近百万的年单。要是有这个权限功能，销售只能看不能下载，离职直接销号，啥也带不走。

③ 多关键词检索功能

比如你要找“2022年 福建 经销商 仿古砖 合同”，输这几个关键词，1秒就能出来，不用你记具体日期或者合同编号。

这个功能真的是救星，毕竟没人能记清几年前的合同编号，你输几个有印象的关键词就能找到，比翻铁皮柜快100倍。

3、上系统的2个实操步骤，照着做零翻车

很多老板买了系统最后用不起来，不是系统不好，是你上线的步骤错了，照着下面的做，保证全公司都能用顺。

① 先整理最近3年的档案就行

别一上来就把10年前的老档案全翻出来扫，太费时间。先扫近3年常用的，比如合同、质检报告、专利、员工档案，剩下的老档案有空慢慢扫，不耽误日常用。

我见过有厂为了扫老档案，全行政忙了半个月，最后大家都嫌麻烦，没人用系统，钱直接白花了。

② 给每个部门定1个档案管理员

不用专门招人，每个部门找个年轻点的员工就行，比如销售部找个销售助理，生产部找个文员，每周五花10分钟，把这周的新档案拍了传上去。

定个简单的考核，漏传一次罚20块，传满一个月每人奖50块，不出2个月全公司都能用顺。别一开始就要求所有人都用，先从销售、生产这两个刚需部门推，用出效果了其他人自然愿意跟着用。

其实这个系统真不是什么高大上的东西，说白了就是帮你省找东西的时间，少赔点客户的违约金，还能防止核心资料泄露。

现在你就去你家行政办公室转一圈，数数堆了几个铁皮柜的档案。要是超过2个，平时找文件经常要花10分钟以上，你明天就去找个支持免费试用的系统，先把最近3年的质检报告传上去试一周。好用再续费，不好用也没损失，别等赔了客户钱才想起要整。