吉林档案数字化全流程攻略：企事业单位档案整理扫描避坑指南

不少吉林本地的企事业单位最近都在赶档案数字化的进度，要么是要响应政务档案信息化的要求，要么是单位老档案存量太大，调阅起来太费劲。但很多人第一次接触这事，要么踩了参数不符合本地规范要返工的坑，要么找的服务商保密不到位，差点出风险。今天就把吉林本地做档案数字化的全流程要求、避坑要点都理清楚，不管你是自己做还是找服务商，都能直接照着用，少走弯路。

前期准备要做好这两件事

先做存量盘点，理清档案类目

前期一定要先完成档案存量盘点再找服务商报价，先把单位的文书档案、科技档案、人事档案、会计档案按类目分开，剔除重复、无效的过期档案，统计好总页数、涉密档案占比，后续不管是自己加工还是外包，都能拿到准确的报价，不会出现中途加价的情况。做吉林档案数字化的前期梳理，最好同步对照《吉林省档案数字化操作规程》核对类目设置，避免后期验收时因为分类不符合本地规范被打回。

提前明确保密管理要求

如果单位有涉密档案、敏感人事档案，要提前划定加工区域，所有加工过程不能连外网，存储数据的硬盘也要专人保管，避免档案信息泄露。

扫描加工环节的核心合规要求

扫描参数必须符合吉林省档案局的官方要求，普通纸质档案分辨率设置为300dpi，老旧破损档案、照片档案要调到600dpi，存储统一用PDF/A长期保存格式，还要同步做OCR全文识别，方便后续档案系统检索调用。不少单位图便宜找外地服务商做吉林档案数字化，就是因为对方不了解本地的参数要求，扫出来的文件分辨率、存储格式都不达标，返工率超过40%，反而多花了一倍的成本。

验收阶段的核查重点

验收要分数据核验和实体档案归库两部分，首先要抽查扫描件有没有缺页、模糊、偏斜的情况，条目录入和原文的匹配准确率要达到99%以上，再检查实体档案有没有按原有顺序归库，有没有缺件、折损的情况。正规做吉林档案数字化的服务商，都会主动提供全流程保密承诺书，所有加工人员也都经过涉密档案管理培训，不用单位额外操心信息泄露的问题。

我接触过不少吉林本地做档案数字化踩坑的单位，大多都是一开始只看报价高低，连服务商有没有本地档案加工经验都没问。建议大家找服务商之前，先让对方拿100份左右的档案做个小批量试加工，看过扫描质量、条目录入准确率之后再签合同，比啥都靠谱。